آلية عمل وحدة شؤون المواطنين
تقوم وحدة شؤون المواطنين بتنفيذ أعمالها وفق خطوات إدارية منظمة تهدف إلى ضمان سرعة الاستجابة، ودقة المتابعة، وشفافية المعالجة، وذلك على النحو التالي:

• استلام الطلبات والمقترحات والشكاوى

  • يتم استقبال الطلبات من خلال البريد الإلكتروني الرسمي، الصندوق الورقي المخصص، الحضور المباشر، أو البوابة الإلكترونية للكلية (إن وجدت).

• تسجيل الطلبات إلكترونيًا أو ورقيًا

  • تُوثق جميع الطلبات في سجل خاص يتضمن بيانات مقدم الطلب، نوع الطلب، وتاريخ الاستلام.

• تصنيف الطلبات بحسب نوعها

  • تُصنف الطلبات إلى (شكاوى – مقترحات – استفسارات – طلبات متابعة) وتحال إلى الجهة المختصة داخل الكلية بحسب طبيعة الموضوع.

• تحليل ومتابعة الطلب مع الجهات المعنية

  • تُخاطب الجهة ذات العلاقة بالموضوع لإبداء الرأي أو اتخاذ الإجراءات اللازمة، ويتم متابعة الموضوع حتى استيفاء الرد.

• إعداد الرد الرسمي لمقدم الطلب

  • تُعد الوحدة رداً خطيًا أو إلكترونيًا يوضح الإجراءات التي تم اتخاذها أو الأسباب في حال عدم إمكانية الاستجابة.

• إغلاق الطلب وتوثيقه

  • بعد الرد النهائي، يتم إغلاق الطلب في السجل الرسمي مع حفظ نسخة من المراسلات ذات الصلة لأغراض التوثيق والرجوع إليها لاحقاً.

• تحليل دوري للطلبات

  • تقوم الوحدة بإعداد تقارير تحليلية دورية لرصد التكرار، وتحديد أبرز المشكلات، وتقديم توصيات لتحسين جودة الخدمات والبيئة الإدارية في الكلية.