شعبة المتابعة

شعبة المتابعة هي قسم حيوي داخل المؤسسات، يركز على رصد وتقييم تنفيذ الأنشطة والمشاريع والسياسات لضمان تحقيق الأهداف المحددة. تلعب هذه الشعبة دورًا مهمًا في تعزيز الكفاءة والفعالية من خلال متابعة الأداء وتحليل النتائج. تشمل مهام شعبة المتابعة:

1. **رصد الأداء**: مراقبة تنفيذ البرامج والمشاريع وتقييم مدى التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف.

2. **جمع البيانات**: جمع وتحليل البيانات المتعلقة بأنشطة المؤسسة لتوفير معلومات دقيقة تسهم في اتخاذ القرارات.

3. **تقييم النتائج**: إجراء تقييمات دورية لتحديد مدى نجاح المشاريع والأنشطة بناءً على مؤشرات الأداء المحددة.

4. **تقديم التقارير**: إعداد تقارير دورية للإدارة تشمل نتائج المتابعة والتوصيات اللازمة للتحسين.

5. **التنسيق مع الأقسام الأخرى**: التعاون مع مختلف الوحدات والأقسام لضمان تفعيل الخطط والبرامج بشكل متكامل.

6. **تحديد مجالات التحسين**: تقديم المشورة والتوجيه لتحسين الأداء بناءً على النتائج المستخلصة من المتابعة.

7. **تطوير الخطط التنفيذية**: المشاركة في وضع الخطط التنفيذية والمشاريع الجديدة بناءً على الاحتياجات والأولويات المحددة.

8. **تعزيز ثقافة المساءلة**: نشر ثقافة المساءلة والشفافية داخل المؤسسة من خلال التأكيد على أهمية متابعة الأداء وتقييم النتائج.

تسعى شعبة المتابعة إلى ضمان تحقيق الأهداف المؤسسية بكفاءة، مما يسهم في تحسين الأداء العام ويعزز من فعالية العمل داخل المؤسسة.

رؤية شعبة المتابعة تتمثل في:

“أن نكون مركزًا رائدًا في تحسين الأداء المؤسسي من خلال تقديم خدمات متابعة دقيقة وفعالة تعزز من تحقيق الأهداف الاستراتيجية. نهدف إلى تعزيز ثقافة الشفافية والمساءلة، مما يسهم في تعزيز الكفاءة والفعالية في جميع أنشطة المؤسسة.”

تسعى الشعبة من خلال هذه الرؤية إلى أن تكون الداعم الرئيسي في تطوير الأداء المؤسسي، مما يعزز من قدرة المؤسسة على تحقيق النجاح المستدام.

رسالة شعبة المتابعة تتمثل في:

“تقديم خدمات متابعة دقيقة وشاملة تهدف إلى تحسين الأداء المؤسسي وضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية. نلتزم بجمع وتحليل البيانات، وتقديم تقارير موضوعية وتوصيات مبنية على أدلة، مما يسهم في تعزيز الشفافية والمساءلة داخل المؤسسة.”

تهدف الشعبة من خلال هذه الرسالة إلى دعم اتخاذ القرارات المستنيرة وتعزيز فعالية الأنشطة والمشاريع، مما يسهم في تحقيق النجاح المستدام للمؤسسة.

1- وحدة الاستعلامات
والحراسات الليلية

هي قسم يهدف إلى توفير معلومات دقيقة وشاملة للزوار والموظفين، سواء كان ذلك في إطار أكاديمي أو إداري. تلعب هذه الوحدة دورًا حيويًا في تحسين تجربة المستخدم وتسهيل الوصول إلى الخدمات.

#### المهام:
1. **تقديم المعلومات**: الرد على استفسارات الزوار والموظفين حول الخدمات والمرافق المتاحة.
2. **توجيه الزوار**: إرشاد الزوار إلى المواقع المناسبة داخل المؤسسة وتقديم الدعم في التنقل.
3. **تجميع البيانات**: جمع وتوثيق ملاحظات الزوار والموظفين لتحسين الخدمات المقدمة.
4. **تنسيق الفعاليات**: المساعدة في تنظيم الفعاليات والأنشطة، وتوفير المعلومات اللازمة للمشاركين.

#### الأهداف:
1. **تعزيز التواصل**: تحسين قنوات التواصل بين الإدارة والمستخدمين.
2. **زيادة رضا العملاء**: تقديم خدمات عالية الجودة تلبي احتياجات الزوار وتساهم في تحسين تجربتهم.
3. **تسهيل الوصول إلى المعلومات**: ضمان وصول الزوار والموظفين إلى المعلومات بسرعة وسهولة.

—

### الحراسات الليلية

**الحراسات الليلية** هي وحدة مسؤولة عن تأمين وحماية المؤسسة خلال ساعات الليل. تلعب هذه الوحدة دورًا أساسيًا في الحفاظ على سلامة الممتلكات والموظفين والزوار.

#### المهام:
1. **مراقبة المرافق**: القيام بجولات تفقدية لضمان سلامة المباني والمرافق ومنع أي سلوك غير قانوني.
2. **تأمين المداخل**: التحكم في الدخول والخروج من المباني والمرافق، وضمان تسجيل الزوار.
3. **الاستجابة للطوارئ**: التعامل مع الحالات الطارئة، مثل الحرائق أو الحوادث، والتنسيق مع الجهات المختصة.
4. **تقديم الدعم**: مساعدة الموظفين والزوار في الحالات التي تحتاج إلى دعم إضافي أثناء الليل.

#### الأهداف:
1. **تعزيز الأمان**: توفير بيئة آمنة للمؤسسة خلال ساعات الليل.
2. **الاستجابة السريعة**: ضمان الاستجابة الفعالة لأي حالات طارئة أو مشكلات قد تحدث.
3. **رفع مستوى الوعي**: زيادة وعي الموظفين والزوار بأهمية السلامة والأمان داخل المؤسسة.

تعمل وحدتا الاستعلامات والحراسات الليلية بشكل تكاملي لضمان تقديم خدمات متكاملة تعزز من تجربة الزوار وتساهم في حماية المؤسسة.

2- وحدة الباجات والتخويل

هي قسم مهم في المؤسسة يُعنى بإصدار وتوزيع بطاقات الهوية والتصاريح الخاصة بالموظفين والزوار، مما يسهم في تنظيم الدخول والخروج وضمان الأمان داخل المرافق.

#### المهام:
1. **إصدار الباجات**: تصميم وإصدار بطاقات الهوية الخاصة بالموظفين والزوار، بما في ذلك تحديد التصاريح اللازمة.
2. **تسجيل المعلومات**: تجميع البيانات الشخصية والمهنية اللازمة لإصدار الباجات، وضمان دقتها.
3. **تحديد مستويات التخويل**: تحديد مستويات الوصول المختلفة لكل بطاقة وفقًا لاحتياجات الأمان والتنظيم.
4. **إدارة العمليات**: متابعة عمليات تجديد أو إلغاء الباجات لضمان تحديث المعلومات بشكل دوري.
5. **التنسيق مع الأقسام الأخرى**: التعاون مع وحدات الأمن والاستعلامات لضمان سير العمليات بسلاسة.

#### الأهداف:
1. **تعزيز الأمان**: ضمان أن جميع الأفراد داخل المؤسسة يحملون بطاقات هوية معتمدة، مما يساعد على تعزيز الأمان.
2. **تسهيل الوصول**: تسهيل عمليات الدخول والخروج من المرافق عبر إصدار تصاريح محددة تضمن سهولة الوصول للأشخاص المعنيين.
3. **تحسين الإدارة**: تحسين تنظيم المعلومات المتعلقة بالموظفين والزوار مما يسهل من إدارة العمليات اليومية.
4. **توفير معلومات دقيقة**: ضمان وجود قاعدة بيانات دقيقة تتعلق بتوزيع الباجات ومعلومات التخويل.

تساهم وحدة الباجات والتخويل بشكل كبير في تعزيز الأمان والتنظيم داخل المؤسسة، مما يساعد على خلق بيئة عمل آمنة وفعالة.

3- وحدة الدفاع المدني

هي قسم أساسي داخل المؤسسات يهدف إلى تعزيز السلامة والأمان من خلال إعداد وتنفيذ خطط الطوارئ والاستجابة للحالات الطارئة. تلعب هذه الوحدة دورًا حيويًا في حماية الأرواح والممتلكات، وتوعية الموظفين والزوار بأهمية السلامة.

#### المهام:
1. **تطوير خطط الطوارئ**: وضع خطط شاملة للاستجابة لحالات الطوارئ مثل الحرائق، الزلازل، والحوادث الأخرى.
2. **تدريب الموظفين**: تنظيم دورات تدريبية وورش عمل لتوعية الموظفين حول إجراءات السلامة والتصرف في الحالات الطارئة.
3. **إجراء الفحوصات الدورية**: فحص المعدات والتجهيزات المتعلقة بالسلامة مثل طفايات الحريق وأنظمة الإنذار.
4. **التنسيق مع الجهات المختصة**: التعاون مع فرق الإنقاذ والإطفاء المحلية لضمان التنسيق الفعال أثناء الطوارئ.
5. **إجراء التمارين**: تنظيم تمارين دورية لمحاكاة حالات الطوارئ، مما يساعد على تقييم فعالية خطط الطوارئ.

#### الأهداف:
1. **تعزيز السلامة**: حماية الأرواح والممتلكات من خلال تنفيذ استراتيجيات فعالة للتقليل من المخاطر.
2. **رفع الوعي**: توعية الموظفين والزوار بأهمية السلامة والإجراءات المتبعة في حالات الطوارئ.
3. **تحسين الاستجابة**: ضمان استجابة سريعة وفعالة لأي حالة طارئة، مما يقلل من الأضرار المحتملة.
4. **تطوير ثقافة السلامة**: تعزيز ثقافة السلامة داخل المؤسسة كجزء من الروتين اليومي للموظفين.

تسهم وحدة الدفاع المدني بشكل كبير في تعزيز الأمان داخل المؤسسة وضمان توفير بيئة عمل آمنة لجميع الأفراد.