الشعبة الادارية

الشعبة الإدارية هي قسم أساسي داخل المؤسسات التعليمية أو الحكومية، حيث تلعب دورًا محوريًا في تنظيم وإدارة العمليات الإدارية اليومية. تهدف الشعبة إلى ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة، مما يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

المهام:

1. إدارة الموارد البشرية: تنظيم وتنسيق شؤون الموظفين، بما في ذلك التوظيف، والتدريب، وتقييم الأداء.
2. إدارة الوثائق والسجلات: الحفاظ على الوثائق والسجلات الإدارية بشكل منظم، وضمان سهولة الوصول إليها.
3. تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات الإدارية وتوثيق محاضرها، وضمان تنفيذ القرارات المتخذة.
4. تقديم الدعم الإداري: توفير الدعم اللازم لجميع الأقسام والإدارات، بما في ذلك معالجة الاستفسارات وتسهيل العمليات.
5. تطوير السياسات والإجراءات: العمل على تطوير السياسات والإجراءات الإدارية لضمان تحقيق الكفاءة والشفافية.

الأهداف:

1. تحسين الكفاءة: تعزيز الكفاءة التنظيمية من خلال تنفيذ إجراءات إدارية فعالة ومنظمة.
2. تعزيز التعاون: تسهيل التواصل والتعاون بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة.
3. رفع مستوى الأداء: دعم تطوير مهارات الموظفين وزيادة مستوى الأداء العام من خلال توفير التدريب والدعم المناسب.
4. ضمان الشفافية: تطبيق سياسات وإجراءات تضمن الشفافية والمساءلة في جميع العمليات الإدارية.

تسهم الشعبة الإدارية بشكل كبير في تعزيز الأداء العام للمؤسسة، مما يدعم تحقيق الأهداف الأكاديمية والإدارية بكفاءة وفاعلية.

رؤية الشعبة الإدارية تهدف إلى أن تكون نموذجًا رائدًا في تقديم الخدمات الإدارية الفعالة والمبتكرة، مع التركيز على تحقيق الكفاءة والشفافية في جميع العمليات. تسعى الشعبة إلى تعزيز بيئة عمل تدعم النمو المهني والتطوير الشخصي للموظفين، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة بشكل مستدام.

عناصر الرؤية:

1. تميز في الأداء: تقديم خدمات إدارية متميزة تسهم في رفع مستوى الأداء العام للمؤسسة.
2. تحقيق الشفافية: الالتزام بالشفافية في جميع العمليات الإدارية، مما يعزز الثقة بين الموظفين والإدارة.
3. تمكين الموظفين: دعم تطوير مهارات الموظفين وتعزيز مشاركتهم في صنع القرار.
4. ابتكار مستمر: اعتماد أفضل الممارسات والتقنيات الحديثة لتحسين جودة الخدمات الإدارية.

تسعى الشعبة الإدارية من خلال هذه الرؤية إلى تحقيق بيئة عمل إيجابية تساهم في نجاح المؤسسة وتلبية احتياجات المجتمع الأكاديمي أو الحكومي بفاعلية.

رسالة الشعبة الإدارية هي تقديم خدمات إدارية متميزة تدعم الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، من خلال تنفيذ عمليات فعالة وشفافة تضمن كفاءة العمل وتنظيمه. نسعى إلى تحقيق بيئة عمل مثمرة من خلال:

1. تقديم الدعم المستمر: تزويد جميع الأقسام بالإرشادات والموارد اللازمة لضمان سير العمل بكفاءة.
2. تعزيز التواصل: تعزيز قنوات التواصل الفعّالة بين جميع المستويات الإدارية لضمان تبادل المعلومات بسلاسة.
3. تطوير الكوادر البشرية: الاستثمار في تطوير مهارات الموظفين من خلال التدريب المستمر والبرامج التوعوية.
4. ضمان الجودة والامتثال: الالتزام بأعلى معايير الجودة في جميع العمليات، مع مراعاة السياسات والإجراءات المعمول بها.

نلتزم بتحقيق الشفافية والمساءلة في جميع عملياتنا، مما يعزز من الثقة بين الإدارة والموظفين ويسهم في نجاح المؤسسة.

1- وحدة ذاتية

الوحدة الذاتية تشير إلى قسم أو وحدة تركز على تعزيز القدرات الفردية والمهنية للأعضاء في المؤسسة. تهدف هذه الوحدة إلى تطوير الأداء الشخصي والمهني من خلال تقديم الدعم والموارد اللازمة للموظفين.

المهام:

1. تقديم برامج تدريبية: تنظيم ورش عمل ودورات تدريبية تهدف إلى تطوير المهارات الفردية مثل القيادة، والتواصل، وإدارة الوقت.
2. توفير الاستشارات: تقديم استشارات فردية للموظفين لمساعدتهم في تحديد أهدافهم المهنية ووضع خطط للتطوير.
3. تقييم الأداء: إجراء تقييمات دورية لأداء الموظفين وتقديم تغذية راجعة لتحسين الأداء.
4. تعزيز الرفاهية: دعم مبادرات الصحة النفسية والرفاهية للموظفين لتعزيز التوازن بين الحياة المهنية والشخصية.
5. تنظيم الفعاليات: تنظيم فعاليات ومبادرات تهدف إلى تعزيز الانتماء والشعور بالتحفيز بين الموظفين.

الأهداف:

1. تحسين الأداء الفردي: تعزيز أداء الموظفين من خلال تطوير المهارات والمعرفة اللازمة.
2. تعزيز النمو المهني: توفير الفرص للموظفين للنمو في مسيرتهم المهنية من خلال التدريب والتوجيه.
3. زيادة الرضا الوظيفي: تحسين بيئة العمل والشعور بالراحة بين الموظفين لتعزيز الرضا الوظيفي.
4. دعم الابتكار: تشجيع الموظفين على التفكير الإبداعي وتقديم أفكار جديدة تسهم في تحسين الأداء العام للمؤسسة.

تساهم الوحدة الذاتية بشكل كبير في تطوير الكفاءات الفردية وتعزيز القدرة التنافسية للمؤسسة، مما يدعم تحقيق الأهداف الاستراتيجية بشكل فعال.

2- وحدة الملاك

هي قسم إداري مسؤول عن إدارة وتنسيق جميع الأمور المتعلقة بموارد المؤسسة البشرية. تهدف الوحدة إلى تحقيق التوازن بين احتياجات المؤسسة والموارد المتاحة، وضمان التوزيع الأمثل للوظائف والمهام.

المهام:

1. إدارة التوظيف: تخطيط وتنفيذ عمليات التوظيف، بما في ذلك الإعلان عن الوظائف، واختيار المرشحين، وإجراء المقابلات.
2. تحديد الاحتياجات الوظيفية: تحليل احتياجات المؤسسة من حيث الوظائف والمهارات، وضمان تلبية هذه الاحتياجات.
3. إعداد الملاك: تحديث الملاك الوظيفي بانتظام لضمان دقة المعلومات حول الموظفين والوظائف.
4. تطوير الهيكل التنظيمي: المساهمة في تطوير وتحسين الهيكل التنظيمي للمؤسسة بما يتناسب مع استراتيجياتها.
5. متابعة الأداء: تقييم أداء الموظفين وتقديم الدعم والمشورة لتحسين الأداء الفردي والجماعي.

الأهداف:

1. تحقيق الكفاءة: تحسين توزيع المهام والموارد البشرية لتحقيق أقصى كفاءة في العمل.
2. توفير بيئة عمل إيجابية: تعزيز روح الفريق والتعاون بين الموظفين من خلال تنظيم البرامج والمبادرات.
3. دعم التطوير المهني: توفير فرص تدريب وتطوير للموظفين لتحسين مهاراتهم وزيادة فرص النمو الوظيفي.
4. تعزيز الرضا الوظيفي: تحسين بيئة العمل لزيادة رضا الموظفين وتعزيز انتمائهم للمؤسسة.

تسهم وحدة الملاك بشكل كبير في تعزيز فعالية العمل داخل المؤسسة، مما يساعد على تحقيق الأهداف الاستراتيجية من خلال تحسين إدارة الموارد البشرية.

3- وحدة التقاعد

4- وحدة الملفات
والتوثيق
الالكتروني

هي قسم إداري يركز على إدارة وتنظيم الوثائق والسجلات الإلكترونية داخل المؤسسة. تهدف الوحدة إلى تحسين كفاءة الوصول إلى المعلومات وحفظ البيانات بشكل آمن وفعال.

المهام:

1. إدارة الوثائق: تنظيم وتخزين الوثائق والسجلات الإلكترونية بطريقة تسهل الوصول إليها وتضمن سلامتها.
2. التوثيق الرقمي: تحويل الوثائق الورقية إلى صيغة إلكترونية، مما يسهم في تقليل الفضاء المطلوب للتخزين وتحسين الوصول إلى المعلومات.
3. تطبيق الأنظمة: استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية لضمان تنظيم البيانات ومتابعة العمليات المتعلقة بها.
4. تأمين المعلومات: وضع إجراءات أمان لضمان حماية المعلومات السرية والحساسة من الوصول غير المصرح به.
5. توفير الدعم الفني: تقديم الدعم الفني للموظفين في استخدام أنظمة التوثيق الإلكتروني وحل المشكلات المتعلقة بها.

الأهداف:

1. تحسين الوصول إلى المعلومات: تسهيل الوصول إلى الوثائق والمعلومات بشكل سريع وفعال، مما يعزز الإنتاجية.
2. زيادة الكفاءة: تقليل الوقت المستغرق في إدارة الوثائق من خلال استخدام الأنظمة الإلكترونية.
3. تعزيز الأمان: ضمان حماية المعلومات من خلال تطبيق سياسات أمان فعالة.
4. تقليل الفاقد الورقي: تقليل استخدام الورق من خلال التحول إلى التوثيق الإلكتروني، مما يساهم في حماية البيئة.

تسهم وحدة الملفات والتوثيق الإلكتروني في تعزيز الكفاءة الإدارية للمؤسسة، مما يساعد على تحقيق أهدافها الاستراتيجية من خلال تحسين إدارة المعلومات والبيانات.